Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software für Ihr Team kann eine umfangreiche Aufgabe sein. Hier sind ein paar Dinge, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten:

Projektmanagement-Methode: Stellen Sie zuerst fest, welche Projektmanagement Methode in Ihrem Unternehmen verwendet wird? Arbeiten Ihre Projektleiter nach dem Wasserfall-Modell oder nach Agilen Methoden oder gar Hybrid?

Projektarten: Stellen Sie fest, wie viele Projekte pro Jahr und in welche Größe in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden. Zur Bestimmung der Projektarten kann Ihnen die Stacy-Matrix helfen.

Funktionalität: Identifizieren Sie die spezifischen Anforderungen und Tools, die Sie für Ihr Team benötigen, z. B. Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Ressourcenzuweisung und Berichterstellung.

Integration: Prüfen Sie, ob sich die Software in andere von Ihnen verwendete Tools und Systeme wie E-Mail, Kalender und Dateispeicher integrieren lässt. Dies wird dazu beitragen, Ihren Arbeitsablauf effizient zu gestalten.

Skalierbarkeit: Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Teams und die Komplexität Ihrer Projekte. Wählen Sie eine Software, die Ihren aktuellen Anforderungen gerecht wird, aber auch mit Ihren zukünftigen Anforderungen wachsen kann.

Benutzerfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Software benutzerfreundlich und leicht zu erlernen ist, damit Ihr Team schnell und effizient damit beginnen kann. Dies ist nicht zu unterschätzender Punkt für die Akzeptanz der Software.

Kosten: Vergleichen Sie die Kosten und Folgekosten verschiedener Projektmanagement-Software am Besten tabellarisch. Überlegen Sie auch, ob es eine kostenlose Testversion oder eine kostenlose Version gibt, die Ihnen helfen kann, die Software vor dem Erwerb zu testen.

Support: Suchen Sie nach einem Softwarehersteller, der Ihnen passende Supportoptionen und Reaktionszeiten garantiert.

Letztendlich ist die beste Projektmanagement-Software diejenige, die zu den spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufen Ihres Teams passt. Daher ist es wichtig, eine Teststellung (Proof-of-Concept) in Anspruch zu nehmen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Agiles Projektmanagement ist eine Projektmanagement-Methode, die Flexibilität und Zusammenarbeit betont. Es wird häufig in Softwareentwicklungs- und IT-Projekten verwendet, kann aber auf jedes Projekt angewendet werden. Hier sind die wesentlichen Schlüsselprinzipien des agilen Projektmanagements:

– Kern ist die inkrementelle Lieferung des Produktes abgeleitet von einer Produktvision
– Priorisiert die Kundenzufriedenheit durch kontinuierliche Lieferung wertvoller Produktanteile und einholen von Feedback
– Nimmt Änderungen auf und passt sich während des gesamten Projekts an neue Anforderungen an
– Verwendet kurze Iterationen (Sprints genannt), um Produktanteile in kurzen Zyklen zu liefern
– Verwendet Tools wie Scrum, Kanban und Lean-Entwicklung, um das Projekt effizient zu verwalten
– Fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
– Erleichtert die ständige Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern

In der agilen Arbeitsweise wird das Projekt in kleine Arbeitseinheiten unterteilt, die User Stories genannt werden. Diese User-Stories werden priorisiert und in Iterationen entwickelt und geliefert, die Sprints genannt werden und normalerweise 2-4 Wochen dauern. Das Team trifft sich täglich zu einem kurzen Meeting namens Stand-up-Meeting, um Fortschritte zu besprechen, Hindernisse aufzudecken und den kommenden Tag zu planen. Und am Ende jedes Sprints hält das Team ein Retrospektiv-Meeting ab, um über ihre Arbeitsweise zu reflektieren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann.

In diesem Artikel beschreibe ich mein Verständnis und meine Erfahrung von hybridem Projektmanagement und warum dieser “Best-of” Ansatz bei vielen Projekten Sinn macht.

Als hybrides Projektmanagement bezeichnet man die Verbindung von zwei Methoden zur Steuerung eine Projektes. In der Regel meint man damit die Verbindung von klassischem und agilem Projektmanagement.

Das klassisches Projektmanagement

So wird in der Regel eine phasenorientiertes Projektvorgehen bezeichnet. Auch bekannt unter Phasenmodell oder Wasserfallmodell. Hierbei wird am Anfang das Projektergebnis festgelegt, geplant und dann umgesetzt. Anschließend wird getestet und final der Projektliefergegenstand ausgeliefert. Die einzelnen Schritte werden in Phasen unterteilt und es werden z.B. Meilensteine für wichtige Zwischenschritte definiert. Bei so einem Vorgehen kann man feststellen, wie weit man noch vom Projektergebnis entfernt ist oder ob man die Projektziele doch nicht in der geplanten Zeit oder dem Budget erreicht. Hierbei ist also ein Soll – Ist abgleich mit entsprechendem Aufwand möglich sowie eine ggf. erforderliche Kurskorrektur. Ob das Projektergebnis dann nach der Projektlaufzeit noch die Kundenwünsche erfüllt bleibt meistens unklar. Projekte können lange dauern und in der Laufzeit können sich die Kundenwünsche oder Marktanforderungen geändert haben. Ein weiteres Problem ist die schwierige Planbarkeit in komplexen Projekten. Das Projektteam plant am Anfang das Projekt bzw. den Projektplan und weiss noch relativ wenig über das Projekt und dessen Verlauf. Erst im Laufe des Projektablaufes kommen Erkenntnisse oder Probleme dazu, die sich meistens negativ auf den Projektplan auswirken. 

Das klassische Projektmanagement eignet sich meistens für Projekte, die ein festen Lieferzeitpunkt unter hohem Druck haben. Ein Beispiel währe die Umstellung von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN. Hierbei mussten alle Banken im europäischen Raum Ihre Systeme im Februar 2014 umgestellt haben. 

Agiles Projektmanagement / SCRUM

Beim agilen Projektmanagement geht man integrativ inkrementell vor. Man fängt mit einer Produktvision an. Diese wird an den Bedürfnissen des Kunden oder Marktes ausgerichtet und immer wieder regelmäßigen Überprüfungen unterzogen und korrigiert. Dann werden in sogenannten 2-4 wöchigen Iterationen (oder Sprints) Produktteile (das Inkrement) entwickelt. Grundlage für die Entwicklung sind die Einzelnen Entwicklungsschritte, die als User Stories im sogenannten Backlog gespeichert sind. Die UserStories werden im Backlog anhand Ihrer Wichtigkeit priorisiert und in dieser Reihenfolge umgesetzt. Es wird dann regelmäßig (alle 2-4 Wochen) überprüft, ob das bisherige Ergebnis (Inkrement) zur Produktvision passt und die Kundenwünsche abdeckt. Ebenfalls wird regelmäßig daran gearbeitet, die Teamperformance zu verbessern. Diese Methode lässt sich gut für Projekt einsetzen, die keine fixen Endtermin haben und bei Produkten, die Stück für Stück wachsen können. Ein Beispiel währe eine Automobilbörse, die erst einmal mit rudimentären Funktionen starten kann. Diese erste brauchbare Version nennt man MVP oder “Minimal Viable Product”. In den nächsten Schritten erweitert man dann z.B. die Automobilbörse um Wohnmobile. Für einen Website- Start währe diese aber nicht nötig gewesen. So kann man erst einmal testen, ob das MVP beim Kunden ankommt oder nicht. Feedback von Kundenseite ist hierbei entscheidend.

Hybrider Ansatz

Beim hybriden Projektmanagement nimmt man nun die besten Bausteine, die für das Projekt geeignet scheinen. Nehmen wir einmal ein agiles Element für ein Wasserfallprojekt: Sie können z.B. sehr gut alle Anforderungen in einem Backlog auflisten, Abhängigkeiten erfassen und priorisieren. Dann haben Sie alle Anforderungen zentral gespeichert und können darauf basierend die Entwicklung der hoch priorisieren Anforderungen in Phasen planen. Weniger hoch priorisierte Anforderungen sind dann schon mal erfasst, bewertet und können dann später umgesetzt werden (vielleicht in einem neuen Release).

Auch ein ein Daily Standup Meeting (Daily SCRUM) hat mittlerweile in fast allen Projekten Einzug gefunden. Hierbei organisiert sich das Team selber und beantwortet die Fragen, was Sie seit gestern gemacht haben, was Sie heute vorhaben und welche Hindernisse aufgetreten sind.

Beim Thema Reporting ist es heute noch so, das Manager ehr mit den klassischen Übersichten wie z.B. Erfüllungsgrad, Zeitleisten, Meilensteinerreichung, Budgetverbrauch oder Statusampeln etwas anfangen können. Hier können neue Kennzahlen helfen wie z.B. ein Erfüllungsgrad der Backlogitems. Rein agile Kennzahlen, wie z.B. Storypoints sind dem Management ehr schwer zu vermitteln.

Kommunikation der Methode wichtig

Beim hybriden Ansatz sollte man aber die Methodik mit allen Projektbeteiligten und dem Management abstimmen. Führt man sein Projekt einfach so, kann es leicht bei den Beteiligten zum Eindruck kommen, dass die Projektleitung auch nicht so genau weiss was Sie macht. Ein klare Beschreibung und Kommunikation des Vorgehens unterstreicht die Kompetenz der Projektleitung und erhöht die Akzeptanz bei dem Projektteam.

• Scrum ist ein agiles Framework (Rahmen), der es erlaubt auf die Auslieferung der wichtigsten Geschäfts-Anforderungen innerhalb kürzester Zeit zu fokussieren und innerhalb dem die Produktentwicklung stattfindet.
• Der Kern von Scrum ist ein kleines Team von Menschen. Dieses Team ist sehr flexibel und anpassungsfähig.
• Das Business setzt die Prioritäten.
• Das Vorgehen ist empirisch, inkrementell.
• Selbst-organisierende Entwicklungsteams legen das beste Vorgehen zur Auslieferung der höchstpriorisierten Funktionalitäten fest.
• Alle zwei Wochen bis zu einem Monat kann man inkrementell erweiterte, lauffähige Software sehen und entscheiden, diese so auszuliefern oder in einem weiteren Abschnitt zu ergänzen.
• Das ScrumTeam verbessert sich kontinuierlich.

Die Rolle und die Aufgaben des SCRUM Masters sind am schwierigsten zu verstehen, da er sich ehr übergeordnet um die Einhaltung des SCRUM Frameworks und das Coaching des Product Owners, Development Teams und der Organisation kümmert. Der SCRUM Master lässt sich auch als “Hüter des SCRUM Frameworks” bezeichnen. Seine Aufgaben sind hauptsächlich:

• Hilft allen SCRUM Theorie, Praktiken, Regeln und Werte zu verstehen (und ist für die Einhaltung verantwortlich)
• Hilft Außenstehenden (ausserhalb des SCRUM Teams) SCRUM zu verstehen
• Ist ein Moderator und Coach (für den Product Owner + Development Team)
• Ist die Verbindung zur Organisation und coacht diese in Bezug auf deren Interaktion mit dem SCRUM Team
• Sorgt dafür, dass Hindernisse (Impediments, verwaltet im Impediment Backlog) beseitigt werden
• Stellt sicher, dass das Team vollständig funktional und produktiv arbeiten kann
• Unterstützt die enge Zusammenarbeit zwischen allen Rollen und Funktionen (Product Owner und Team)
• Schützt das Team vor äußeren Störungen

Klassisches Projektmanagement gilt oft als veraltet denn alles um uns herum wird von Tag zu Tag nur noch moderner und agiler. So auch das Projektmanagement, dessen Methoden nicht zuletzt besonders durch die Digitalisierung beeinflusst werden. Aus den traditionellen Methoden mit Gant-Charts, Powerpoint, Excel, Stift, Papier, Whiteboard und Klebezettel haben sich agile und hybride Methoden herausgebildet. Diese ergänzen die bisherigen Weisen zu arbeiten und bilden diese weiter.

Was ist agiles Projektmanagement?

Aus den unflexiblen Projektmanagementprozessen haben sich bereits seit den 90er-Jahren Methoden herauskristallisiert, die flexibler und leichtgewichtiger sind. Änderungen sind beim agilen Projektmanagement sehr willkommen und gern gesehen, denn nur so können die besten Resultate abgeliefert werden. Generell gelten im agilen Projektmanagement andere Regeln:
–    Menschen und Interaktionen mit Stakeholdern sind von größerer Bedeutung als Prozesse
–    Das Funktionieren der Abläufe ist wichtiger als eine ausführliche Dokumentation
–    Zusammenarbeit mit dem Kunden ist bedeutender als reine Vertragsverhandlung
–    Die Reaktion auf Veränderungen macht das agile Projektmanagement aus
Die bekanntesten Methoden der agilen Arbeitsweise sind Kanban (Work In Progress sichtbar machen) und Scrum (Produkte erstellen).

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement sind beim agilen Projektmanagement Zeit und Aufwand zwar festgelegt, der Umfang jedoch variabel. Zudem wird der Prozess fortlaufend während des Projektes verbessert und stetig optimiert. Stakeholder und Kunden beeinflussen das Projekt durch die Interaktionen und die Zusammenarbeit. Ein wesentlicher Unterschied ist auch, dass beim agilen Projektmanagement mit Meilensteinen gearbeitet wird: Ergebnisse werden regelmäßig abgeliefert und nicht nur am Ende eines Projektes. Vor allem aber ist das Selbstmanagement des Projektteams ein entscheidender Teil: die Verantwortung liegt nicht mehr nur alleine beim Projektmanager, das Team managet die Abläufe selbst und in Eigenregie. So auch die Kommunikation während des Projektes: regelmäßige kurze Stand-up-Meetings ohne schriftliche Dokumentation informieren alle Beteiligten kurz und knapp über den jeweiligen Status der verschiedenen Aufgaben und vermeidet so lange Besprechungen, denen zumeist nur schwer zu folgen ist.

Was ist hybrides Projektmanagement?

Beim hybriden Projektmanagement soll mit Veränderungen flexibler umgegangen und sich stärker an Marktbedürfnissen orientiert sowie die jeweilige Projektdauer verkürzt werden.  Diese Ansätze sind bereits aus dem agilen Projektmanagement bekannt. Aber wie unterscheidet sich das agile und das hybride Projektmanagement? Ganz einfach: im Alltag ist es meistens so, dass das reine agile Projektmanagement mehr Wunschvorstellung als Realität ist – und da kommt das hybride Projektmanagement zum Einsatz: dieses verbindet traditionelle mit agilen Ansätzen. Denn bestimmte Einschränkungen und Vorgaben machen das reine agile Handeln meistens eher schwierig, da diese ein weiter vorausplanendes Vorgehen erfordern. Allerdings ist beim hybriden Projektmanagement unbedingt darauf zu achten, dass ein zu häufiger Wechsel zwischen agilen und klassischen Methoden zu einer Prozessinstabilität führen kann. Anstatt zu wechseln, empfiehlt es sich daher, sich gleich zu Beginn Gedanken über mögliche Kombinationen zu machen, wie beispielsweise ein agiles Konzept und eine agile Spezifikation, wobei die Umsetzung und Abnahme trotzdem auf die klassische Art und Weise erfolgen. Klar ist jedoch, dass man nur in seltenen Fällen auf die klassischen Methoden verzichten kann.