Es gibt eine Reihe von Vorteilen und Erfolgsfaktoren um der heutigen Arbeitswelt mit Kommunikation- und Kollaborationslösungen gerecht zu werden. Dabei spielen virtuelle Teams gerade bei umfangreichen und dezentralen Projekten eine erhebliche Rolle. Daher ist es von zentraler Bedeutung, sich mit den Erfolgsfaktoren für virtuelle Teams zu beschäftigen um dieses am Anfang eines Projektes oder eines Teamaufbaus zu etablieren.

Vorteile von virtuellen Teams und Homeoffice:

• Die Mitarbeiter sparen Zeit für den Arbeitsweg
• Erhöhung der Motivation durch bessere Work-Life Balance
• Firmen in unbeliebten Regionen erhöhen Ihre Chance gute Mitarbeiter zu gewinnen
• Erhöhung der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter durch mehr Freiraum
• Es können verschiedene Zeitzonen zusammenarbeiten
• Kostenersparnis durch Büroraum auf Arbeitgeberseite
• Kostenersparnis bei Fahrtkosten auf Arbeitnehmerseite

Nachteile von virtuellen Teams:

• Nicht jeder Mitarbeiter kann gut alleine von zu Hause arbeiten oder hat zu Hause genug Ruhe. Daher sollte das zu Hause arbeiten nicht erzwungen werden
• Es gibt über elektronische Kommunikation immer Informationsverluste. Zum Beispiel fehlt bei einer Telefonkonferenz der direkte Blickkontakt und das Feedback über Mimik und den Körper. Bei eMails und Chat wird ehr in kurzen Sätzen kommuniziert, so dass die Interpretation auf der Empfängerseite in die falsche Richtung geht (Sender- Empfänger Problem)
• Vielen Menschen ist der direkte und persönliche Kontakt wichtig und ist eine Motivation zur Arbeit zu gehen. In solchen Fällen ist die virtuelle Kommunikation ehr eine Motivationsbremse

Erfolgsfaktoren für virtuelle Teams:

Grundlegende Technik (Kommunikation und Kollaboration):

• Technik muss einfach zu bedienen sein und eine hohe Verfügbarkeit haben
• Die Akzeptanz der Kommunikatons- und Kollaborationsanwendungen sollte gegeben sein oder durch Schulung erhöht werden
• Bei der Auswahl von Kommunikations- und Kollaborationslösungen sollte die Anforderungen klar sein, umfangreich am Markt recherchiert werden und ggf. vor dem Rollout eine „Proof-of-Concept“ Phase durchgeführt werden.
• Klare Regeln, was in welchen System gemacht wird. Vermeiden Sie doppelte Datenhaltung  (z.B doppelte Projektablage in MS Teams, im Dateisystem und in Confluence)
• Genügend Bandbreite für Videokonferenzen

Datenschutz:

• Es darf keine Überprüfung bzw. Auswertung der Onlinepräsenz möglich sein
• Ziehen Sie bei Themen wie z.B. Präsenzanzeige (jeder kann sehen, ob man online ist oder gerade nicht verfügbar) den Betriebsrat hinzu
• Der Datenschutz muss vom IT-System sichergestellt werden (Privacy-by-Design und Privacy-by-default )

Vertrauen und Respekt:

• Grundlage von virtuellen Teams ist vertrauen. Geben Sie einen Vertrauensvorschuss
• Fordern Sie – genau wir on-site – Ergebnisse ein. Es sollte diesbezüglich keinen Unterschied zwischen Virtuellen- und Präsenzteams geben.
• Man sollte respektieren, wenn jemand mal nicht erreichbar ist (z.B. im Chat die Präsenzanzeige rot ist) und Ihn nicht per Chat anschreiben

Teambuilding

• Lassen Sie Zeit und Raum für privaten oder lockeren Austausch
• Es sollte regelmäßig – je nach Unternehmen, Projekt und Situation – Präsenztermine geben. Die Beste Kommunikation ist immer noch die direkte von Angesicht zu Angesicht

Klare Regeln

• Es sollte klar gemacht werden, dass Termine auch online einzuhalten sind.
• Eine wichtige Regel ist, dass sich jeder nur zur Zeit in einer Telefonkonferenz befindet. Es gibt – gerade bei stressigen und komplexen Projekten – viel Überbuchung von Schlüsselpersonen, die teilweise drei oder vierfach für einen Zeitpunkt gebucht werden. Hier muss dann ggf. organisatorisch und auch vom Chef eingegriffen werden und die Ressourcensituation verbessert werden.